Tình hình dịch bệnh phức tạp đã khiến hầu hết các doanh nghiệp phải chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Mặc dù mô hình này giúp tháo gỡ nút thắt tâm lý lo sợ của nhân viên, tiết kiệm chi phí văn phòng, thời gian di chuyển và xoá bỏ “thị phi công sở” nhưng không ít lãnh đạo doanh nghiệp vẫn lo ngại về hiệu quả công việc khi làm việc từ xa. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mô hình làm việc này.

1. Thiết lập mục tiêu, báo cáo công việc hàng ngày:

Khi chuyển sang làm việc từ xa, sẽ có rất nhiều yếu tố khiến nhân viên mất tập trung, từ việc chăm sóc con cái cho tới những công việc không tên khác. Hãy tạo ra những mục tiêu công việc rõ ràng trong từng dự án và yêu cầu mỗi đội/nhóm, nhân viên chủ động lập kế hoạch làm việc hàng ngày, đặt ra các mục tiêu để đảm bảo tiến độ dự án. Điều này sẽ khiến nhân viên có ý thức chủ động hoàn thành các nhiệm vụ, không bị phân tâm bởi các yếu tố khi làm việc tại nhà.

Để làm được điều này một cách hiệu quả, thay vì sử dụng những công cụ giao việc thông thường như email hay chat qua mạng xã hội, hãy cung cấp cho nhân viên công cụ với tính năng quản trị giao việc chuyên nghiệp như ứng dụng rtWork để nhân viên có thể đăng ký công việc, thời gian hoàn thành và báo cáo tiến độ mỗi ngày. Ứng dụng có chức năng check in đầu ngày yêu cầu nhân viên chụp hình chân dung và không gian làm việc để xác lập tinh thần sẵn sàng làm việc cho nhân viên.

Công cụ này sẽ hướng tới mô hình quản trị tự giác, không cần tốn bộ phận nhân sự giám sát thủ công nhưng lại đảm bảo sự tuân thủ quy trình của nhân viên, thúc đẩy ý thức tự giác. Mỗi nhân viên tự biết được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, trong khi quản lý có thể giám sát tổng thể hoạt động của toàn team một cách chủ động.

2. Giữ liên lạc và luôn trực tuyến:

Tạo lịch họp nhóm cố định mỗi đầu ngày để giao việc, tháo gỡ các vướng mắc cũng như đảm bảo thông suốt thông tin giữa các đội/nhóm và mọi nhân viên. Đồng thời, hãy thống nhất phương thức giao tiếp nội bộ, đảm bảo mọi thành viên luôn kết nối và sẵn sàng thảo luận.

Hãy sử dụng một công cụ giao tiếp nội bộ giúp nhân viên sử dụng tài khoản đó doanh nghiệp cấp để giao tiếp trực tuyến, thảo luận nhóm (group chat), gọi trực tuyến (video call) giúp nhân viên thấy mặt, nghe giọng đồng nghiệp, cho phép trao đổi công việc bằng hình ảnh, chia sẻ màn hình,… tạo cảm giác như đang làm việc thực tế tại văn phòng. Doanh nghiệp cần tránh sử dụng các công cụ chat và video call của các mạng xã hội cá nhân (như Facebook, Zalo, Viber,…) cho công việc bởi những công cụ này rất dễ gây sao nhãng cho nhân viên và thất thoát thông tin, bí mật kinh doanh. Hãy sử dụng một công cụ tách biệt, chuyên phục vụ cho công việc của doanh nghiệp và có thể nhanh chóng đóng tài khoản truy cập khi nhân viên không còn làm việc cho công ty.

3. Chú trọng yếu tố giao tiếp:

Giao tiếp luôn là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình làm việc. Làm việc trực tiếp ở văn phòng đôi khi cũng gặp phải những vấn đề trong giao tiếp, từ hiểu sai ý của nhau cho tới những xích mích không đáng có. Khi làm việc từ xa, các vấn đề trong giao tiếp càng dễ xảy ra hơn. Vì thế, hãy chú trọng tới việc đảm bảo cả team hiểu đúng ý leader và các thành viên hiểu đúng ý nhau.

Hãy tạo cơ hội để mọi người trao đổi với nhau nhiều hơn, chia sẻ tình hình, tiến độ và các vấn đề gặp phải. Ngoài trao đổi về công việc, leader cũng có thể khuyến khích team chia sẻ những việc cá nhân thường ngày để tăng gắn kết và hiểu nhau hơn. Lúc này, một công cụ vừa giúp đảm bảo được công việc đồng thời đảm bảo yếu tố giao tiếp như trên sẽ vô cùng cần thiết.

4. Quy định thưởng, phạt rõ ràng:

Dù làm việc ở bất kỳ đâu, yếu tố kỷ luật vẫn cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi mô hình làm việc từ xa thường khó kiểm soát và quản lý hơn làm việc tập trung tại văn phòng. Vì thế, hãy đặt ra những quy định về nguyên tắc khi làm việc từ xa và chính sách thưởng, phạt rõ ràng để mọi thành viên trong team nắm được những giới hạn và trách nhiệm khi làm việc từ xa. Thưởng, phạt đúng lúc, đúng chỗ sẽ tạo ra động lực và giúp nhân viên có được tinh thần làm việc tốt.

Để hỗ trợ việc này, hãy sử dụng một công cụ giúp thiết lập rõ ràng, linh hoạt và minh bạch các kịch bản thưởng, phạt, đồng thời có khả năng chạy tự động giúp tối ưu thời gian và công sức giám sát nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác và hiệu quả.

5. Trang bị các công cụ làm việc từ xa hiệu quả:

Đây là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo vận hành việc quản lý doanh nghiệp từ xa một cách thực sự hiệu quả. Để thực hiện được 4 yếu tố trên, doanh nghiệp cần thiết lập cho mình hệ thống công cụ làm việc từ xa dựa trên nền tảng công nghệ. Đó là những thiết bị, phần mềm giúp quản trị giao việc từ xa (giao việc, báo cáo, phân tích tiến độ công việc, nhắc việc…); quản trị nhân sự từ xa (check in, check out từ xa với toạ độ GPS, đăng ký nghỉ phép, làm ngoài giờ, phê duyệt,…); quản lý dữ liệu khách hàng, tương tác, bán hàng; tạo nền tảng giao tiếp, hội họp như chat và video call,…

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ miễn phí các tính năng trên:

• Họp trực tuyến: Google Hangouts, Zoom, Skype, Viber, Zalo
• Quản lý dự án: Trello, Asana, Todoist
• Quản lý khách hàng: Sheet, Pipedrive

Ứng dụng các phần mềm trên, doanh nghiệp cần lưu ý 2 bất lợi lớn:

• Nhân viên sử dụng các tài khoản cá nhân vào công việc dẫn đến khả năng thất thoát thông tin của doanh nghiệp và xao nhãng trong khi làm việc;
• Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm mới cung cấp đủ công cụ công nghệ cho nhân viên làm việc.

Hai bất lợi lớn này được khắc phục hoàn toàn bởi giải pháp công nghệ rtWork. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng triển khai vận hành công việc không giấy (số hoá hoàn toàn) với đầy đủ công cụ trong một giải pháp (HR, CRM, giao việc, giao tiếp nội bộ, Tổng đài viễn thông, chăm sóc khách hàng, quản lý thu – chi, giám sát phê duyệt,…).

Đặc biệt, doanh nghiệp không cần phải đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ và con người vì rtWork dễ dàng sử dụng trên thiết bị smartphone và máy tính hiện có, không đòi hỏi bất cứ thiết bị gì khác.

Doanh nghiệp có thể trải nghiệm giải pháp công nghệ này tại:

https://rtlink.me/rtwork-vndemo

Thông tin người liên hệ khi cần tư vấn, hỗ trợ:

• TS. Lê Đặng Trung, CEO
• Email: trungle@rta.vn
• Điện thoại: 0866224858, máy lẻ: 5001

Chúc các doanh nghiệp ứng dụng thành công các bí quyết này để vững vàng vượt qua những thử thách mà dịch COVID-19 mang tới!